Gerenciar solicitações de reserva de espaço é essencial para manter sua programação de espaço organizada e eficiente. Com Timelyé intuitivo sistema de gerenciamento de local, você pode configurar facilmente um formulário de envio de eventos para receber envios de eventos da sua comunidade e depois aceitar, rejeitar ou editar essas solicitações. Neste guia, orientaremos você no processo de processamento de envios de reserva de espaço do seu Timely Painel de Conta.
1. Visualizando novas solicitações de reserva de espaço
Cada vez que um remetente solicitar a reserva de um de seus espaços, você receberá uma notificação automática por e-mail. O objetivo desta notificação é informá-lo sobre o novo envio e solicitar que você tome medidas.
Para ver todos os seus pedidos de reserva de espaço, primeiro você precisa login em sua Timely conta. Lá você tem duas opções para visualizar suas solicitações de reserva de espaço:
1.1 Menu de eventos da comunidade
Vá para o menu Eventos da Comunidadee escolha o submenu Eventos enviados. Lá você verá uma lista de todos os envios recebidos, independentemente do status.
1.2 Menu de Eventos
Alternativamente, você pode usar o Eventos menu Enviado submenu, para ver apenas os envios que estão pendentes, e como formato de evento. Lá, você pode escolher entre a visualização ao vivo ou a visualização de lista.
2. Gerenciando Solicitações de Reserva de Espaço:
Para gerenciar com eficiência as solicitações de reserva de espaço dentro Timely, você terá que aprová-los, aceitá-los como rascunho, editá-los ou rejeitá-los.
2.1 Aceitar solicitações como estão:
Para aprovar uma solicitação no estado em que se encontra, você pode fazer isso por meio do Eventos da comunidade > Eventos enviados menu ou o Eventos > Enviados menu.
Basta ir ao menu de sua preferência, encontrar o evento enviado e clicar no botão “ACEITAR"Botão.
Esta ação irá confirmar a reserva e adicioná-la à sua programação de espaço. Também publicará o evento correspondente no seu calendário de eventos integrado.
2.2 Aceitar solicitações como rascunho
Se ainda faltar alguma informação ou você quiser revisar o envio antes de aceitá-lo, use o botão “Aceitar como Rascunho”Opção. Você pode aceitar solicitações como rascunhos tanto do Eventos da comunidade > Eventos enviados menu e o Eventos > Enviados menu.
No entanto, se você estiver aceitando inscrições de eventos do Eventos > Enviados menu, você precisará clicar no evento enviado e, em seguida, clicar no botão “Aceitar como rascunho” no Editar evento seção.
Isso move a solicitação da guia Eventos enviados para a guia Eventos de rascunho, proporcionando mais tempo para finalizar os detalhes.
2.3 Editar Solicitações
Às vezes, pode ser necessário fazer modificações em uma solicitação de reserva de espaço antes da aprovação. Observe que você só pode fazer isso usando o Eventos > Enviados cardápio. O Eventos da comunidade > Eventos enviados menu não permite editar solicitações.
Enquanto estiver no Eventos > Enviados menu, clique no envio do evento selecionado. A prévia do evento e o Editar evento seção será aberta na tela. Se desejar, você pode usar o botão recolher/expandir para ocultar a visualização e expandir sua área de trabalho.
Você poderá então alterar os detalhes do envio conforme necessário. Por exemplo, você pode atualizar o título do evento, data, hora, local, espaço, descrição, filtros, etc. Quando estiver satisfeito com as alterações, clique em “ACEITAR“. A reserva será adicionada à programação do seu espaço e o evento será publicado no seu calendário de eventos, com suas edições.
Para fazer alterações após a aprovação do envio, basta acessar o Eventos > Publicados cardápio. Em seguida, encontre o evento desejado e siga as instruções acima para editá-lo. Não esqueça de clicar em Publicar para salvar suas alterações.
2.4 Rejeitar Solicitações:
Se uma solicitação de reserva de espaço não atender aos seus critérios, você poderá rejeitá-la facilmente. Você pode fazer isso através do Eventos da comunidade > Eventos enviados menu ou o Eventos > Enviados menu.
Clique no botão "Rejeitar”Botão ao lado do envio. O status do evento mudará para Rejeitado, e o envio será removido da lista de solicitações pendentes.
3. Revendo as respostas do seu questionário de admissão personalizado
Se você criou um questionário de admissão personalizado para solicitações de reserva de espaço, os remetentes precisarão fornecer informações específicas durante o processo de envio. Nesta situação, provavelmente você desejará revisar as respostas antes de aprovar suas solicitações de reserva de espaço. Você pode fazer isso através do Eventos da comunidade > Eventos enviados menu ou o Eventos > Enviados menu.
Se estiver revisando as respostas dos campos personalizados do Eventos da comunidade > Eventos enviados menu, vá até o envio desejado e clique na seta para baixo no meio da tela.
Uma nova seção será aberta listando todas as suas perguntas personalizadas e as respostas fornecidas pelo remetente. Você pode então revisar as respostas antes de aprovar ou rejeitar a solicitação.
Outra opção é revisar as respostas do campo personalizado do Eventos > Enviados cardápio. Basta clicar no evento desejado. Então, no Editar evento seção, encontre o Campos personalizados opção. Todos os dados recolhidos através do questionário também estarão acessíveis lá.
4. Automatizando Aprovações de Reserva de Espaço
Em vez de gerenciar cada envio individualmente, uma opção seria automatizar o processo de aprovação de solicitação de espaço para todos os remetentes. Isso significa que todas as solicitações do público serão automaticamente aprovadas caso o espaço solicitado esteja disponível.
Como alternativa, para um gerenciamento mais simplificado, você pode automatizar o processo de aprovação para solicitações de reserva de espaço somente de remetentes específicos. Isto significa que as solicitações de fontes confiáveis podem ser aprovadas automaticamente, desde que o espaço solicitado esteja disponível.
Para configurar essas automações, consulte nossos guias em “Como configurar reservas de espaço no formulário de envio de eventos”E“Como aprovar e gerenciar solicitantes de reserva de espaço“, respectivamente. Seguindo essas etapas, você pode lidar com solicitações de reserva de espaço com eficiência, garantindo que sua programação de espaço permaneça bem organizada e acessível para sua comunidade. TimelyA interface amigável do torna todo o processo simples e direto.
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