自律的AI Timely 会場管理ソフトウェアを使用すると、コミュニティからスペースやリソースの予約に関する問い合わせを簡単に収集できます。これにより、社内プロセスの改善、時間と運用コストの削減、そしてスペースの活用率と収益性の最大化が実現します。このガイドでは、提出者が会場やスペースの予約リクエストを提出するために必要な手順を詳しく説明します。
1. スペースとリソースの予約リクエストの受信
セキュリティ上の理由から、イベント送信者は次のアカウントを作成する必要があります。 Timely スペースやリソースの予約リクエストを送信するために、アカウントの作成とサインインのプロセスが必要です。このアカウント作成とサインインのプロセスは、スペース、リソース、イベント、カレンダーをスパム業者から保護するだけでなく、 Timelyのソフトウェアを潜在的なハッカーに対抗します。
新規申請者には、アカウントを有効化するためにメールアドレスの確認をお願いするメールが送信されます。申請者が既に Timely アカウントがあれば、資格情報を使用してアプリケーションにサインインするだけです。
さらに、新しい提出者が登録されると、承認ロールを持つすべてのシステムユーザーに新しい提出者に関する情報が自動的に送信されます。このメールには、すべての提出者を自動承認する設定をしていない限り、新しい提出者を承認または拒否できるリンクが含まれています。詳細な手順については、「スペース予約リクエスタを承認および管理する方法に設立された地域オフィスに加えて、さらにローカルカスタマーサポートを提供できるようになります。」
2. イベント申請フォームからスペースとリソースの予約リクエストを送信する
2.1 スペースパブリックビュー Login
スペースやリソースの予約のための専用ウェブページにアクセスすると、 Timely がインストールされている場合、送信者には、利用可能なすべてのスペースがギャラリーまたはスケジュール ビューとして表示されます。
フィルターを使って希望のスペースを選択した後、申請者はそれぞれの予約可能なスペースの画像をクリックして、そのスペースの詳細情報を確認できます。スペースの住所、説明、その他スペースの詳細に追加した情報も確認できます。
スペースを予約するには、 予約する ボタンをクリックします。画面にサインインポップアップが開き、認証情報でサインインするか、新しいアカウントを作成するように求められます。
2.2 スペースおよびリソース予約リクエスト送信フォーム
サインインに成功すると、イベント申請フォームが画面に表示されます。申請者は、指定のスペースで開催予定のイベントに関する情報を入力し、カスタマイズされたアンケートに回答できます。予約金やレンタル料金のオンライン決済が必要な場合は、フォームの下部にチェックアウトボタンが表示されます。
また、 Timely サブスクリプションには、 リソースモジュールフォームには その他情報 提出者が利用可能な家具、設備、またはサービスを選択できるセクションです。有料アイテムには価格が表示され、無料アイテムには価格が表示されません。 Timely リクエストの送信を許可する前に、選択された各リソースの可用性を自動的にチェックします。
TIPリソースモジュールを使用すると、スペース予約と同時に備品やサービスも提供できます。これにより、イベント予約に必要な資材がすべて含まれ、追加の収益機会が生まれます。 スペース予約用のイベントリソースを作成する方法を学びます.
送信者がスペース予約の詳細を完了したら、ボタンを押すことができます。 イベントを登録します
2.3 スペースとリソースの予約リクエストの自動メール通知
必要な情報がすべて提供されれば、 Timely システムは申請を受け取り、画面にお礼のメッセージを表示します。同時に、申請者にスペース予約リクエストが正常に送信されたことを確認するメールを送信します。
さらに、プラットフォームはすべてのアカウント システムに自動メールを送信します。 承認ロールを持つユーザーに新しいスペース予約リクエストについて通知します。通知メールには、新しいスペース予約リクエストを承認または拒否するためのリンクがあります。ただし、すべてのスペース予約リクエストを自動承認する設定をしていない場合は除きます。詳細な手順については、「スペース予約リクエストを承認、拒否、または編集する方法に設立された地域オフィスに加えて、さらにローカルカスタマーサポートを提供できるようになります。」
コミュニティからスペースの予約を受け取るのがこれまでになく簡単になりました Timely!
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