予約リクエストを効果的に管理することは、スペースとリソースを整理し、効率的に運用するために不可欠です。 Timelyの直感的 会場管理システムでは、コミュニティからの予約リクエストを収集するための統合された送信フォームを簡単に設定できます。そこから、各送信を直接確認することができます。 Timely ダッシュボードで、必要に応じてリクエストを承認、拒否、編集できます。このガイドでは、スペースとリソースの予約申請を管理する手順を段階的に説明します。 Timely アカウント。
1. スペースとリソースの予約リクエストの表示
申請者が予約リソースの有無にかかわらず、あなたのスペースの予約をリクエストするたびに、自動メール通知が届きます。この通知の目的は、新しい申請についてお知らせし、対応を促すことです。
すべての予約リクエストを確認するには、まずログインする必要があります あなたに Timely アカウント予約リクエストを表示するには、次の 2 つのオプションがあります。
1.1 コミュニティイベントメニュー
メニューの「コミュニティイベント」を開き、サブメニューから「投稿済みイベント」を選択してください。そこに、ステータスに関係なく、受け付けたすべてのイベント投稿の一覧が表示されます。
詳細を表示するには、イベント情報の下にある下向き矢印をクリックしてください。リクエストされた会場、スペース、リソースなどの追加フィールドが表示されます。
1.2イベントメニュー
または、 「イベント」メニューの「送信済み」サブメニューを使用すると、保留中の送信のみをイベント形式で表示できます。そこで、ライブビューまたはリストビューを選択できます。
予約に関する詳細情報にアクセスするには、イベントを選択してください。選択した会場、スペース、関連リソースなどの追加情報が表示されます。
2. スペースとリソースの予約リクエストの管理:
予約リクエストを効率的に管理するには Timelyを承認するか、下書きとして受け入れるか、編集するか、拒否するかを選択する必要があります。
2.1 リクエストをそのまま受け入れる:
前述のとおり、リクエストをそのまま承認するには、[コミュニティイベント] > [送信済みイベント]メニュー、または[イベント] > [送信済み] メニューのいずれかから行うことができます。
お好みのメニューに移動し、投稿したイベントを見つけて、「承認」ボタンをクリックしてください。
このアクションにより予約が確認され、スペース スケジュールに追加されます。また、対応するイベントが統合イベント カレンダーに公開されます。
2.2 リクエストを下書きとして受け入れる
情報が不足している場合、または提出内容を承認する前にさらに確認したい場合は、「下書きとして承認」オプションを使用してください。コミュニティイベント > 提出済みイベントメニューとイベント > 提出済みメニューの両方から、リクエストを下書きとして承認できます。
ただし、 [イベント] > [送信済み]メニューからイベントの投稿を受け付ける場合は、投稿されたイベントをクリックし、 [イベントの編集] セクションの [下書きとして承認] ボタンをクリックする必要があります。
これにより、リクエストが [送信済みイベント] タブから [ドラフト イベント] タブに移動され、詳細を最終決定する時間がさらに長くなります。
2.3 編集リクエスト
場合によっては、承認前に予約リクエストを修正する必要があるかもしれません。修正は「イベント」＞「送信済み」メニューからのみ可能です。「コミュニティイベント」＞「送信済みイベント」メニューではリクエストを編集できませんのでご注意ください。
「イベント」＞「投稿済み」メニューで、選択したイベント投稿をクリックします。イベントのプレビューと「イベント編集」セクションが画面に表示されます。必要に応じて、折りたたみ／展開ボタンを使用してプレビューを非表示にし、作業領域を拡大できます。
その後、必要に応じて投稿内容を変更できます。例えば、イベントのタイトル、日付、時間、会場、スペース、説明、フィルターなどを更新できます。変更内容に問題がなければ、「承認」をクリックしてください。予約がスペーススケジュールに追加され、イベントが編集内容を反映してイベントカレンダーに掲載されます。
予約可能なリソースを提供しており、予約内容を変更する必要がある場合は、リソースセクションを開いて数量の調整、アイテムの交換、またはリソースの完全削除を行ってください。
提出が承認された後に変更を加えるには、「イベント」＞「公開済み」メニューに移動してください。次に、目的のイベントを見つけて、上記の手順に従ってイベントを編集してください。変更を保存するには、 「公開」をクリックすることを忘れないでください。
2.4 リクエストの拒否:
スペース予約リクエストが条件を満たさない場合は、簡単に拒否できます。拒否は、「コミュニティイベント」＞「送信済みイベント」メニュー、または「イベント」＞「送信済み」メニューから行うことができます。
提出物の横にある「拒否」ボタンをクリックしてください。イベントのステータスが「拒否済み」に変更され、提出物は保留中のリクエストリストから削除されます。
2.5 拒否されたイベントの回復
誤ってイベントを拒否した場合は、次の手順に従って簡単に回復できます。
- あなたにログインする Timely アカウント.
- 「コミュニティ イベント」メニューに移動します。
- [送信されたイベント] サブメニューを選択します。
- [送信されたイベント] サブメニューの [イベント ステータス] フィルターを使用します。
- ドロップダウン メニューから [拒否] を選択します。
- 復元したいイベントを見つけます。
- イベントの上にマウスを移動し、[承認] をクリックしてすぐに公開するか、[下書きとして承認] をクリックして下書きリストに移動し、さらに編集します。
これにより、会場管理者は誤って拒否されたイベントを効率的に復元でき、スケジュールの混乱を防ぐことができます。
3. カスタム摂取量アンケートの回答を確認する
スペース予約リクエスト用にカスタム入力アンケートを作成した場合、申請者は申請プロセス中に特定の情報を提供する必要があります。この場合、スペース予約リクエストを承認する前に回答内容を確認することをお勧めします。確認は、「コミュニティイベント」＞「提出済みイベント」メニュー、または「イベント」＞「提出済み」メニューから行うことができます。
コミュニティイベント > 送信済みイベントメニューからカスタムフィールドの回答を確認する場合は、目的の送信内容に移動し、画面中央の下向き矢印をクリックします。
新しいセクションが開き、すべてのカスタム質問と送信者が提供した回答がリストされます。リクエストを承認または拒否する前に、回答を確認できます。
別の方法として、 [イベント] > [送信済み] メニューからカスタムフィールドの回答を確認することもできます。目的のイベントをクリックし、[イベントの編集]セクションで[カスタムフィールド]オプションを探してください。アンケートで収集されたすべてのデータもそこに表示されます。
4. 提出者からの編集リクエストの管理
イベント投稿者が投稿したイベントを編集できるようにするには、 「コミュニティイベント」＞「設定」で「投稿者によるイベント編集を許可する」オプションを有効にしてください。有効にすると、編集内容を手動で承認するか、自動的に承認するかを選択できます。
4.1 手動承認
自動承認が無効になっている場合、イベントの編集は公開前に管理者による確認が必要になります。保留中の編集は、承認されるまで公開されません。
投稿者から編集リクエストがあった場合、管理者は承認通知をメールで受け取ります。
管理者は、コミュニティ イベント > 提出済みイベントまたはイベント > 提出済みから変更を承認できます。
承認待ちの変更は、承認されるまで公開カレンダーに表示されません。承認された変更はカレンダーに公開されます。承認されていない変更は、イベントが非公開のままになります。
4.2 自動承認
管理者は、提出者によるイベント編集を自動的に承認するかどうかも設定できます。カレンダーレベルの設定ではすべての提出者に通知され、提出者レベルの設定では特定の提出者が選択されます。
- カレンダーレベルの設定: カレンダーレベルですべての送信者に対して自動承認を有効にし、すべてのイベント編集がレビューなしで公開されるようにします。これを有効にするには、 コミュニティイベント > 設定 「提出者からのイベント編集を自動的に承認する」をオンにします
- 送信者レベルの設定: 管理者は特定の提出者に対して自動承認を有効にできるため、より柔軟な投稿者管理が可能になります。この機能を有効にするには、「コミュニティイベント」>「提出者」に移動し、自動承認権限を付与する提出者を選択して、該当するボックスにチェックを入れてください。
5. スペース予約の承認の自動化
すべての提出物を個別に管理する代わりに、すべての提出者に対するスペース リクエストの承認プロセスを自動化するというオプションもあります。これは、要求されたスペースが利用可能であれば、一般からのすべての要求が自動的に承認されることを意味します。
あるいは、管理をより合理化するために、特定の送信者からのスペース予約リクエストのみの承認プロセスを自動化することもできます。つまり、要求されたスペースが利用可能であれば、信頼できるソースからの要求は自動的に承認されます。
これらの自動化を設定するには、「」に関するガイドを参照してください。イベント送信フォームでスペース予約を設定する方法" と "スペース予約リクエスタを承認および管理する方法これらの手順に従うことで、スペースの予約リクエストを効率的に処理できるようになり、スペースのスケジュールが適切に整理され、コミュニティにアクセスしやすくなります。 Timelyのユーザーフレンドリーなインターフェイスにより、プロセス全体がシームレスかつ簡単になります。
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