イベントスペースの作り方

スペースの作成は、シームレスな会場およびスペース管理の基本的な側面です。と Timelyを使用すると、イベント スペースを簡単に作成し、それぞれの会場に接続して、会場やイベントの組織を強化できます。このガイドでは、スペース内にスペースを作成するプロセスについて説明します。 Timely アカウント。

1. イベントスペースを作るメリット

社内にイベントスペースを作る Timely 会場管理ソフトウェアは、会場管理プロセスに次のような重要な利点をもたらします。

• 明確な視覚的表現: イベント スペースを視覚化することで、イベント主催者が部屋の場所、外観、収容人数、レイアウト オプションなどのスペースの詳細をよりよく理解できるようになります。
• 強化されたイベント管理: イベントをそれぞれのスペースとリンクさせることで、イベントをより効果的に開催し、誰もがイベントの場所や道順を簡単に見つけられるようにします。
• オンラインスペース予約: 各スペースの空き状況とバッファ時間の構成を考慮しながら、統合されたオンライン予約フォームを通じて視聴者がイベントのスペースを予約できるようにします。   

2. イベントスペースの作り方

イベント スペースを作成するには、次の手順に従います。

1. あなたにログインする Timely アカウント.
2. メインのナビゲーション メニューで、 会場。 次に、をクリックします スペース。
3. 緑色の「」をクリックします+アイテムを追加」 ボタンを押します。

4. 右側に新しいセクションが表示され、次のようにすべての重要な詳細を入力できます。

2.1 スペースタイトル

スペースの名前を入力します。これがスペースのタイトルになります。このフィールドには最大 1,000 文字まで入力できますが、読みやすさとユーザー エクスペリエンスを向上させるために、タイトルは短くすることをお勧めします。

2.2.会場

スペースを会場に関連付けましょう。スペースが既に作成済みの会場内にある場合は、適切にリンクしてください。スペースが別の場所にある場合は、新しい会場を作成できます。詳細については、「会場の作成と編集方法」ガイドをご覧ください。

2.3.スペースの説明

スペースの詳細で魅力的な説明を提供します。独自の特徴、寸法、容量、その他の関連詳細を強調します。画像、ビデオ、スライドショーを追加して、リストを充実させることもできます。

2.4.注目の画像

注目の画像を追加して、スペースを目立たせましょう。新しい画像をアップロードするか、メディア ライブラリから選択します。注目の画像を選択しない場合は、カレンダーの一般設定からカレンダーのロゴ画像が自動的に入力されます。

2.5.可用性の構成

スペースの可用性設定を構成します。このステップは、スペースをいつ予約できるかを管理するために重要です。予約可能なスペースの曜日と時間を指定します。

2.6. ブロックアウト日付

スペースを予約可能にしたくない特定の期間がある場合は、空室ブロック機能を使用します。これにより、特定の日付または時刻を利用不可としてマークできます。 

メンテナンス、プライベートイベント、またはその他の理由であっても、空室状況をブロックすると、レンタル者はその期間中にスペースを予約できなくなります。

2.7の価格

「予約課金を有効にする」オプションを使用すると、スペース予約を収益化できます。この機能では、料金ラベルと金額を指定し、料金の適用方法（イベントごと（期間に関係なく固定料金）または時間間隔ごと（x分、時間、または日））を設定できます。

有料スペース予約の詳細については、次の投稿をご覧ください。 有料スペース予約の設定方法 Timely.

ヒント：リソースモジュールを使用して、スペース予約と併せて機器やサービスを提供しましょう。これにより、イベント予約に必要なすべての資材が確実に含まれ、追加の収益機会が生まれます。スペース予約用のイベントリソースの作成方法については、こちらをご覧ください。

2.8 バッファ時間

「予約設定」で、該当するチェックボックスをオンにし、ドロップダウンメニューから希望の期間を選択することで、バッファ時間を有効にできます。バッファ時間は、カレンダー上の各イベントスペース予約の前後に自動的に追加されます。これにより、イベント間のスムーズな移行が確保され、準備や片付けのための時間が確保されるとともに、連続した予約の重複を防ぐことができます。

たとえば、誰かが午後 4 時から午後 00 時までスペースを予約し、そのスペースに 5 分のバッファ時間を設定した場合、カレンダーでは午後 00 時 15 分から午後 3 時 45 分までそのスペースの予約がブロックされます。

2.9 時間枠を定義し、最小/最大予約時間を設定する

また、「予約設定」では、スペース予約の時間枠を定義して、顧客がスペースを予約できる最小時間と最大時間を指定できます。たとえば、最小スロットを 15 分、最大スロットを 1 時間に設定できます。

一般公開されているスケジュールビューでは、顧客が事前に定義された制限時間外の時間帯を予約しようとすると、該当する時間帯が赤色で強調表示され、選択した時間帯がスペースの予約条件を満たしていないことが示されます。下の画像に示すように、システムは許可された時間帯外の予約を防止し、明確な視覚的警告を提供します。

これらの手順に従うことで、イベント スペースを効率的に作成、カスタマイズ、管理できます。 Timelyのスペース予約システムは、会場管理プロセスを改善するための強力なオプションを提供するとともに、適切な予約時間を確保するための明確な視覚的なフィードバックをユーザーに提供します。

2.10 予約期間: 予約の最低事前通知を設定する

予約設定では、予約期間を有効にして、申請者がスペースを予約するためにどれくらい前に申請する必要があるかを制御することもできます。

例えば、予約時間を2時間に設定した場合、リクエスト者はイベント開始時間の少なくとも2時間前までにスペースを予約する必要があります。これにより、直前の予約を防ぎ、チームに準備時間を与えることができます。

特定のスペースの予約ウィンドウを設定する方法:

1. 予約設定探します 予約ウィンドウを有効にする.
2. 予約ウィンドウ機能を有効にするには、チェックボックスをオンにします。
3. 必要な最小通知期間（数値）を入力し、希望する時間単位（分、時間、日）を選択します。
4. 選択 Save.

予約期間が有効な場合、申請者は最低限必要な事前通知期間を満たす時間のみを選択できます。許可された期間外に予約を試みた場合、システムはリクエストをブロックし、有効な開始時間を選択するよう促すエラーメッセージを表示します。

3. イベントスペースの最終決定: 保存、下書きとして保存、またはキャンセル

イベント スペースを作成し、すべての重要な情報を組み込んだ後、最終決定プロセスのための 3 つのオプションが表示されます。

• Save: イベント スペースを公開する準備ができたら、このオプションを選択します。
• 下書きとして保存: 今後の変更に備えてイベント スペースの現在の状態を保存する場合は、「下書きとして保存」を選択します。これは、スペースを一般公開する前に詳細を確認または編集する場合に特に便利です。
• キャンセル: 変更を続行しない場合、または現在の編集内容を破棄する必要がある場合は、「キャンセル」を選択します。このオプションを使用すると、最近の変更を保存せずに編集インターフェイスを終了できます。

注：下書きとして保存する場合は、「可用性構成」セクションへの入力が必須です。後でこの情報を修正または変更する予定がある場合でも、システムは下書きとして保存することを要求します。

Timelyのスペース管理機能は、イベントプランナーや施設管理者に包括的なソリューションを提供します。詳細なスペースの説明を作成することで、提供内容を強化し、予約を効率化できます。 スペースの編集、クローン作成、削除、ガイドをご確認ください。 

追加のヘルプが必要ですか？

さらに詳しいガイダンスとサポートについては、当社のウェブサイトをご覧ください。 ヘルプセンターまた、ご質問やサポートが必要な場合は、お気軽にサポートチケットを開いてカスタマーサクセスチームにお問い合わせください。 Timely アカウントのダッシュボード.

さらに、実装と使用に関して追加のサポートが必要な場合は、 Timely 会場管理ソフトウェアに関するご質問は、お気軽にお問い合わせください。 プロフェッショナルサービス 私たちが提供する、そして 私たちと連絡を取る して、高成長のクロスチャネル戦略の構築を始めましょう！