At Timelyでは、会場管理の特定のニーズに合わせて電子メール通信をカスタマイズすることの重要性を認識しています。そのため、会場予約メールテンプレートを有効または無効にする柔軟性を提供し、クライアントやスタッフに送信されるメッセージを完全に制御できるようにします。この包括的なガイドでは、会場予約メールテンプレートを有効または無効にするプロセスを順を追って説明します。 Timely 会場管理システム アカウントを作成し、その利点を強調し、明確な手順を段階的に説明します。
1. 会場予約テンプレートを有効または無効にする利点
電子メール テンプレートを有効または無効にすると、いくつかの重要な利点が得られます。
- パーソナライズされたコミュニケーション: ブランド アイデンティティを反映し、コミュニケーション戦略に合わせてメールをカスタマイズします。
- 最適化されたワークフロー: 必要なテンプレートのみを有効にして、クライアントが最も関連性の高い情報のみを受け取るようにします。
- より優れた制御: 送信されたメールを完全に制御します Timely アカウントを作成し、各メッセージが会場管理業務において特定の目的に沿った役割を果たすようにします。
2. 会場予約のテンプレートを無効にする方法
デフォルトでは、 Timely コミュニケーション テンプレートを使用すると、クライアントやスタッフとのスムーズで効率的なやり取りが可能になります。ただし、送信したくないテンプレートを無効にすることでワークフローをカスタマイズし、会場運営のメッセージングを完全に制御できます。
会場管理メールテンプレートを無効にするには、以下の手順に従ってください。 Timely:
- あなたにログインする Timely アカウント.
- に移動します コミュニティイベント 左側のメニューのセクション。
- セットアップボタンをクリックすると、セットアップが開始されます テンプレ サブメニューから、利用可能な電子メール テンプレートのリストにアクセスします。
- 無効にするテンプレートを見つけて、「有効」列の下のフラグアイコンをクリックします。
- テンプレートが有効になっている場合は、「このテンプレートを無効にしますか?」というメッセージが表示されます。
- テンプレートを無効にするには、「はい」をクリックします。オプションが灰色に変わり、無効になっていることを示します。「キャンセル」をクリックすると、変更は行われず、テンプレートは有効なままになります。
なお、「注文概要」は、会場予約にサービスや料金、予約手数料などの有料項目が含まれている場合に、「送信確認」テンプレートの添付ファイルとして送信される PDF テンプレートです。
「注文概要」テンプレートを無効にした場合: 予約に有料アイテムが含まれている場合でも、送信者は添付ファイルなしの「送信確認」メールを受信します。
「送信確認」テンプレートを無効にすると、添付されているメールが無効になっているため、メールはまったく送信されず、「注文概要」PDF は有効になっていても配信されません。
注文とその PDF は電子メールで送信されませんが、システム内でダウンロード可能です。
3. 会場予約メールテンプレートを有効にする方法
以前にテンプレートを無効にしていて、再度有効にしたい場合は、わずか数ステップで実行できます。テンプレートを再度有効にすると、今後のすべての予約と会場管理アクションで通信がシームレスに再開されます。
会場管理メール テンプレートを有効にするには:
- あなたにログインする Timely アカウント.
- に行きます テンプレ 下のセクション コミュニティイベント.
- 再度有効にするテンプレートを見つけて、「無効」列の下のフラグアイコンをクリックします。
システムはテンプレートを再アクティブ化し、今後のすべての関連アクションに対応する電子メールを自動的に送信します。
4. テンプレートの変更を追跡する
透明性と説明責任のために、 Timely 電子メール テンプレートに加えられた変更を追跡するユーザー アクティビティ ログを提供します。さらに、この機能を使用すると、どのチーム メンバーがテンプレートを有効または無効にしたかを確認できるため、整理された透明なワークフローを維持できます。
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