連絡先 Timely 会場管理ソフトウェアでは、オンライン スペース カタログまたはスケジュールと統合されたスペース予約リクエスト送信フォームを簡単に設定できます。これにより、コミュニティからスペース予約リクエストを受け取り、承認プロセスを効率的に管理および自動化できます。この投稿では、スペース予約要求者を承認および管理するための段階的なプロセスを説明します。
1. 新しいスペース要求者の承認
新しい送信者ユーザーがスペース予約をリクエストするためにサインアップすると、自動電子メール通知が届きます。
その後、缶 ログイン あなたへ Timely アカウントを作成し、新しいスペース予約要求者を承認するか拒否するかを決定します。さらに、特定のユーザーからのすべてのスペース予約リクエストを自動的に承認するオプションもあります。
2. スペース予約依頼者の管理
提出者を管理するには、 Timely アカウント、をクリックしてください コミュニティイベント メニューをクリックし、 提出者 タブ。そこでは、すべての提出者に関する情報が表示され、各提出者の詳細を個別に編集できます。
2.1.スペース予約送信者のリスト表示
スペース予約要求者のリストを名前、電子メール アドレス、ステータスごとに整理できます。利用可能なステータスには次のものがあります。
- 受け入れ
- 保留中
- 拒否され
希望のステータスをクリックするだけで、リストがそれに応じてフィルタリングされます。
2.2.スペース申請者の情報の編集
提出者に関する情報を更新する必要がある場合は、提出者の名前の上にカーソルを置き、 編集 オプションを選択します。
画面の右側にパネルが表示されます。要求者の名、姓、電子メールを表示できますが、この情報を変更することはできません。要求者のみがこれらの調整を行うことができます。
ただし、次のフィールドは変更できます。
a) 役割/権限:
- 著者
- エディター
- 管理者
- スペース管理者
- 提出者
- 係員
送信者を管理者にアップグレードする権限があるため、権限を変更する場合は注意してください。 Timely 完全な権限を持つアカウント。
b) ステータス
- 承認
- 拒否され
「保留中」ステータスは、要求者がアカウントを作成する場合にのみ適用され、この要求者を承認するか拒否するかを決定する必要があります。
c) この送信者からのすべてのスペース予約を自動的に承認する
信頼できるユーザーから提出されたスペース予約リクエストを自動的に承認するように設定できます。この設定を有効にするには、提出者のプロフィールで該当するボックスにチェックを入れ、「保存」をクリックしてください。
このオプションは、コミュニティ イベント設定の「送信された新しいイベントを自動的に承認する」ボックスのチェックがオフになっている場合にのみ使用できます。
d) この送信者からのイベント編集を自動的に承認する
この機能は、連絡先管理モジュールが有効になっている場合にのみ利用できます。このオプションをオンにすると、このユーザーが今後送信したイベントへの編集は、手動によるモデレーションを必要とせずに自動的に承認され、公開されます。
e) この提出者がイベントをキャンセルできるようにする
この機能は、連絡先管理モジュールが有効になっている場合にのみ利用できます。このオプションを有効にすると、選択された送信者は、公開カレンダーインターフェースの「マイイベント」エリアにログインした状態で、自分のイベントを直接キャンセルできるようになります。
f) 追加情報
このセクションでは、連絡先管理モジュールを有効にし、送信者用のカスタムフィールドを作成する必要があります。これらのカスタムフィールドは、連絡先メニューの設定で管理されます。設定の詳細については、 連絡先モジュールガイド.
設定が完了すると、「追加情報」エリアで、提出者アカウントに含まれる標準の名前とメールアドレスに加えて、提出者に関する詳細な情報を収集・保存できるようになります。例えば、次のような情報をリクエストできます。
- 電話番号・携帯番号 – 依頼者の連絡先電話番号を追加します。
- 教員/学生/会員のステータス – 申請者が組織に所属しているかどうか（教員または学生など）を「はい」または「いいえ」を選択して示します。
これらのフィールドは完全にカスタマイズ可能なので、収集した情報を組織のニーズに合わせて調整できます。
2.3 スペースリクエスタの削除
特定のスペース予約要求者を削除するには、要求者の名前の上にカーソルを置き、 削除 オプション（ゴミ箱アイコン）。
決定を確認するポップアップが表示されます。クリック 削除 確認ボタン、または キャンセル ボタンをクリックして、スペース予約要求者のリストに戻ります。
2.4. スペース申請者の拒否
リクエスト者にイベントの送信を許可したくない場合は、ステータスを次のように変更できます。 拒否されこれにより、システム内のイベントを送信または編集できなくなります。
これを行うには、 提出者 タブを開き、提出者の名前にマウスオーバーして拒否（Xアイコン）をクリックします。拒否された提出者は参照用としてリストに残りますが、イベントの提出や管理はできなくなります。
これらの手順に従うことで、スペース予約の送信者を効率的に管理し、コミュニティからのスペース予約リクエストを受信して処理するためのスムーズで組織的なプロセスを確保できます。 Timely このプロセスは手間がかからず、適切に構造化されたスペース ビューとイベント カレンダーを維持できるようになります。
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