So passen Sie Buchungs-E-Mail-Vorlagen an

Mit TimelySie können Buchungs-E-Mail-Vorlagen an das Branding und die Kommunikationsbedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Vorlagen tragen dazu bei, dass Kunden während des gesamten Buchungsprozesses klare und einheitliche Informationen erhalten.

1. Was sind Buchungs-E-Mail-Vorlagen?

Buchungs-E-Mail-Vorlagen sind automatisierte Nachrichten, die mit Buchungsaktionen verknüpft sind. TimelySie helfen Ihrer Organisation dabei, wichtige Buchungsaktualisierungen zu kommunizieren, ohne dass Sie jede E-Mail manuell schreiben müssen.

Derzeit umfasst Buchungsvorlagen verfügbar sind:

• Buchungsanfragebestätigung: Eine Bestätigung wird an den externen Benutzer gesendet, wenn dieser eine Buchungsanfrage im Modus „Gebühren nach Genehmigung“ einreicht.
• Buchungsbestätigung: Eine Bestätigungsnachricht wird an den externen Nutzer gesendet, sobald eine Buchung bestätigt und die Zahlung eingegangen ist.
• Buchung storniert: Eine Benachrichtigung wird an den externen Benutzer gesendet, wenn ein interner oder externer Benutzer eine Buchung storniert.
• Neue Buchungsanfrage (intern): Benachrichtigung an interne Benutzer, wenn ein externer Benutzer eine neue Buchungsanfrage einreicht.
• Buchungszahlungsanforderung: Benachrichtigung an den externen Benutzer, wenn eine Buchung erstellt wird mit An den Kunden sendenoder wenn eine ausstehende Zahlungsbuchung bearbeitet und gespeichert wird.
• Buchung storniert (intern): Benachrichtigung an den internen Benutzer, wenn ein externer Benutzer eine Buchung storniert von Meine Buchungen.
• Buchung abgelaufen: Dem externen Nutzer wird eine Benachrichtigung zugesendet, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist und die Buchung automatisch erloschen ist.
• Buchung abgelehnt: Eine Benachrichtigung wird an den externen Benutzer gesendet, wenn ein interner Benutzer eine ausstehende Buchung ablehnt.

2. Vorteile der Anpassung von Buchungs-E-Mail-Vorlagen

Durch die Anpassung von Buchungs-E-Mail-Vorlagen kann Ihr Team Folgendes erreichen:

• Markenkonsistenz wahren: Passen Sie die Formulierungen so an, dass die Buchungs-E-Mails dem Ton und Kommunikationsstil Ihrer Organisation entsprechen.
• Buchungsdetails klären: Fügen Sie hilfreiche Informationen zu Zahlungsbedingungen, Stornierungsbedingungen, Anreisehinweisen oder Kundendienst hinzu.
• Nachrichten personalisieren: Verwenden Sie dynamische Felder, um Buchungsdetails automatisch in die Nachricht einzufügen.
• Unterstützung interner Prozesse: Aktivieren Sie die internen Buchungsbenachrichtigungen, wenn Ihr Team Benachrichtigungen über neue Buchungsanfragen oder Kundenstornierungen benötigt. 

3. So passen Sie Buchungs-E-Mail-Vorlagen an

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Standard-E-Mail-Vorlagen für Raumbuchungen zu personalisieren:

3.1 Zugriff auf und Bearbeitung einer Buchungs-E-Mail-Vorlage 

1. Im Hauptmenü finden Sie unter „Buchungen“ die Option „Vorlagen“. Dort finden Sie eine Liste mit verfügbaren E-Mail-Vorlagen für Raumbuchungen.

2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail-Vorlage, die Sie anpassen möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.

3. Auf dem Bildschirm wird ein neuer Abschnitt geöffnet, in dem Sie Ihre Vorlage bearbeiten können. Folgendes können Sie ändern: 

1. E-Mail Betreff: Erstellen Sie eine ansprechende Betreffzeile für Ihre E-Mail.
2. Header: Personalisieren Sie Ihre Begrüßung an den Empfänger mithilfe dynamischer Felder für Namen und relevante Informationen.
3. Karosserie: Passen Sie die Hauptnachricht an, die Ihre Raumbuchungsanfragen erhalten.
4. Footer: Fügen Sie Ihren Abschluss und Ihre Unterschrift hinzu, einschließlich Teaminformationen und Logos, falls gewünscht.

2. Klicken Sie auf Gespeichert wenn du fertig bist.

3.2 Dynamische Felder in Buchungs-E-Mails verwenden

Personalisierung ist der Schlüssel bei der Kommunikation mit Benutzern. Sie können Ihre Vorlagen erweitern, indem Sie dynamische Felder integrieren, aus denen automatisch Informationen ausgefüllt werden TimelyDie Datenbank sorgt dafür, dass sich jede E-Mail maßgeschneidert anfühlt.

Um dynamische Felder einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Dynamische Felder“ und wählen Sie das gewünschte Feld aus dem Dropdown-Menü aus. Das ausgewählte dynamische Feld wird automatisch in den Bearbeitungsbereich eingefügt.

3.3 E-Mail-Betreff

Der Betreff einer E-Mail ist das Erste, was Kunden in ihrem Posteingang sehen. Verwenden Sie daher eine klare Betreffzeile, die ihnen hilft, den Zweck der Nachricht zu verstehen.

3.4 Kopf

Die Kopfzeile ist der erste Abschnitt der E-Mail. Nutzen Sie sie, um den Kunden zu begrüßen und den Zweck der Nachricht zu erläutern.

Sie können die Kopfzeile mit einer kurzen Nachricht und dynamischen Feldern personalisieren, die Kunden- oder Buchungsinformationen enthalten.

3.5-Körper

Der Hauptteil enthält die wichtigste Nachricht, die Kunden erhalten. Nutzen Sie diesen Abschnitt, um den Buchungsstatus zu erläutern, wichtige Hinweise zu geben und relevante Buchungsdetails bereitzustellen.

Während Timely Bietet einen Standardnachrichteninhalt; Sie können den Text bearbeiten, um ihn an den Ton, die Arbeitsabläufe und die Buchungsrichtlinien Ihrer Organisation anzupassen.

3.6 Fußzeile

Die Fußzeile ist der letzte Abschnitt der E-Mail. Nutzen Sie sie, um Kontaktinformationen, Teamdetails, Unterschriften oder abschließende Anweisungen für Kunden hinzuzufügen.

Dieser Abschnitt trägt dazu bei, die Buchungskommunikation einheitlich und professionell zu gestalten.

3.7 Vorschau, Speichern oder Standardeinstellungen wiederherstellen

Bevor Sie eine benutzerdefinierte Vorlage speichern, sehen Sie sich die E-Mail in der Vorschau an, um die Nachricht, die Formatierung und die dynamischen Felder zu überprüfen.

Nutzen Sie die verfügbaren Aktionen, um Ihre Änderungen zu überprüfen und zu verwalten:

• E-Mail-Vorschau: Ermöglicht es Ihnen, vor der Verwendung zu überprüfen, wie die E-Mail aussehen wird.
• GespeichertSpeichert Ihre individuell angepasste Buchungs-E-Mail-Vorlage.
• Standard wiederherstellen: Stellt die Vorlage auf die ursprüngliche Systemversion zurück.

Arbeiten jederzeit weiterbearbeiten können. Jede Präsentation und jeder KI-Avatar, den Sie von Grund auf neu erstellen oder hochladen, Standard wiederherstellen Seien Sie vorsichtig, denn dadurch werden Ihre individuellen Änderungen entfernt und durch den Inhalt der Standardvorlage ersetzt.

Nachdem Sie Ihre Buchungsvorlagen angepasst haben, Timely Sie können weiterhin automatisierte E-Mails mit Inhalten versenden, die Ihren Arbeitsablauf, Ihre Richtlinien und Ihre Marke besser widerspiegeln.

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