自律的AI Timelyウェブサイトに予約フォームを簡単に設定すれば、顧客はスペースのレンタルを、オプションのリソース、サービス、料金とともにリクエストできます。このフォームは、チームがオンラインで予約リクエストを収集し、顧客が提供する情報を管理し、予約および承認プロセスをカスタマイズするのに役立ちます。
このガイドを使用して、フォームを有効にする方法、主要な設定を確認する方法、および各オプションが顧客の予約体験にどのように影響するかを理解する方法を学びます。 Timely.
1. 予約フォームを利用するメリット
予約フォームは、会場運営者が顧客からのスペース予約リクエストとスタッフによるリクエスト確認プロセスを簡素化するのに役立ちます。メール、電話、スプレッドシートなどを使って予約の詳細情報を収集する代わりに、組織は体系化された単一の予約プロセスを通じて顧客を誘導できます。
スペース予約フォームを使用すると、次のことが可能になります。
- 顧客体験を向上させるスペースの予約、オプションのリソースやサービスの選択をオンラインで簡単に行える方法。
- 予約リクエストの一元管理予約内容の確認と管理を容易にするため、予約ダッシュボードに予約情報を保存してください。
- 重要な情報を収集する必須項目とカスタム質問を使用して、チームが必要とする詳細情報を収集してください。
- 有料予約と無料予約を提供設定に応じて、料金の有無にかかわらず予約を管理できます。
- 承認フローをカスタマイズする新規申請者および予約申請を自動的に承認するか、事前に審査するかを決定します。
2. スペース予約フォームの作成
スペース予約フォームは、設定タブの「予約」メニューから有効にできます。有効にすると、お客様は公開スペースビューから予約フローにアクセスできるようになります。チームがまだスペースを設定中の場合は、予約フォームを有効にする前に、イベントスペースの作成方法と会場への接続方法を確認してください。
2.1 予約フォームを有効にする
- 左側のメニューで、 予約 > 設定
- In フォームの外観とデフォルト設定チェック 予約フォームを有効にする
- 詳しくはこちら Save
3. スペース予約フォームの設定オプション
予約設定ページには、スペース予約フォームの外観と動作を制御する主要なオプションが含まれています。これらの設定により、顧客に表示される内容、必要な情報、スペースやリソースの表示方法、予約申請の審査方法が定義されます。
3.1 フォームの外観とデフォルト設定
このエリアを使用して、フォームのどの部分を顧客に表示するかを決定します。
次のオプションを設定できます。
- 予約フォームを有効にするこのカレンダーの予約フォームの表示/非表示を切り替えます。
- イベントビューで予約追加ボタンを非表示にする: 隠す 予約を追加 公開イベントカレンダービューのボタン（このオプションはスペースビューには影響しません）。
- サービスと料金の選択が必要です予約を送信する前に、お客様は「サービスと料金」の中から少なくとも1つの項目を選択する必要があります。
- 予約タイトル欄を非表示にする予約タイトル欄をフォームから非表示にし、システムが自動的にタイトルを生成します。
- 日付と時刻のフィールドを非表示にする開始日と終了日のフィールドを非表示にします。タイムゾーンと繰り返しオプションも非表示になります。
- 免責事項テキストを有効にするフォームの下部に免責事項メッセージを表示します。
使用したいオプションを選択したら、「保存」をクリックしてください。
3.2の支払い
支払いセクションでは、予約の支払い処理タイミングを管理します。このセクションでは、組織がスペース、リソース、サービス、または料金を請求する際の支払い方法を定義します。個々のスペースやリソースの価格設定については、有料スペース予約の価格設定方法と有料リソースの価格設定方法を参照してください。
予約の支払い処理時期を制御する支払いタイミングを設定できます。利用可能なオプションは以下のとおりです。
- 予約送信時の料金： 顧客は予約手続き中に支払いを行います。
- 承認後の請求: お客様はまず予約リクエストを送信し、予約内容が審査・承認された後に支払いが請求されます。
注：承認後に請求を選択し、アカウントで支払い期限が設定されている場合、支払い期間は予約リクエストが送信された時点ではなく、支払いが請求された時点から開始されます。お客様が指定された期間内に支払いを完了しない場合、予約は失効し、選択したスペースは再び利用可能になります。
予約の流れに合った支払いタイミングオプションを選択したら、「保存」をクリックしてください。
3.3スペース
「スペース」セクションでは、予約フォームで顧客がスペースを選択する方法を制御します。
次のオプションを設定できます。
- スペースビューの予約追加ボタンを非表示にする: 隠す 予約を追加 公開されているスペースビューのボタン。
- 予約フォームでスペース予約を有効にする予約時に顧客がスペースを選択できるようにします。
- 予約にはスペースが必要です: フォームを送信する前に、顧客にスペースを選択させる必要があります。
- 予約フォームに空きスペースのみを表示する選択した日時で利用可能なスペースのみを表示します。
- 予約フォームでスペース料金を非表示にする予約フォームからスペース料金を非表示にします。
スペース設定を更新したら、「保存」をクリックしてください。
3.4リソース
リソースセクションでは、予約プロセス中に顧客がリソースを選択できるかどうかを制御します。リソースには、機器、家具、スタッフサポート、ケータリング品目、その他の予約可能な追加オプションが含まれます。予約フォームでリソースを有効にする前に、チームがスペース予約用のリソースを既に作成していることを確認してください。
予約フォームでリソースを有効にするには：
- チェック 予約フォームでリソース予約を有効にする.
- 顧客に公開するリソースビューを選択してください。
- グリッドビューリソースを視覚的なグリッドレイアウトで表示します。
- 画像一覧表示画像付きのリスト形式でリソースを表示します。
- コンパクトリストビューリソースをより小さなリスト形式で表示します。
- 最初に表示するデフォルトビューを選択してください。
- 詳しくはこちら Save.
3.5 予約承認
予約承認セクションでは、新規申請者および新規予約申請の処理方法を制御します。これらの設定を使用して、予約を自動的に処理するか、審査が必要かを決定します。
以下の承認オプションを設定できます。
- 新規投稿者を自動的に承認する新規投稿者は自動的に予約投稿が承認されます。
- 新規提出物を自動的に承認する新規予約申請は管理者の審査なしに承認されます。
- 投稿者が投稿内容を編集できるようにする：投稿者は、投稿済みの予約内容の修正を依頼できます。
- 支払いが発生する場合、スペース、リソース、または価格の変更は予約順序と合計金額に影響を与える可能性があるため、承認後または支払いが開始された後は、編集が制限される場合があります。
- 投稿者が投稿を取り消せるようにする：申請者は、申請済みの予約のキャンセルをリクエストできます。
承認設定を更新したら、「保存」をクリックしてください。
3.6 フィールドオプション
「フィールド」セクションでは、管理者が予約フォームのカスタム質問を通じて追加情報を要求できます。標準の予約フィールドに含まれていない詳細情報をチームが収集する必要がある場合は、このセクションを使用してください。
カスタムフィールドを使用すると、セットアップ手順、出席予定人数、アクセシビリティ要件、請求参照番号、部門コード、特別な要件などの情報を収集できます。カスタムフィールドの種類には、テキスト、長文テキスト、チェックボックス、はい/いいえ、ドロップダウン、ドキュメントアップロードフィールドなどがあります。顧客がカスタムフィールドを使用してドキュメントをアップロードすると、ファイルは予約記録に添付されたままになるため、社内ユーザーは後で確認したりダウンロードしたりできます。
カスタムフィールドを追加するには：
- に行きます フィールズ
- 詳しくはこちら フィールドを追加
- カスタム質問またはフィールドを作成する
- フィールドオプションを設定します
- チェック 必須 必須項目にする
- フィールドを保存する
- 詳しくはこちら フィールドを追加 必要に応じてフィールドを追加する
- 詳しくはこちら Save 設定ページで。
カスタムフィールドが必須の場合、顧客または社内ユーザーは、予約を送信または保存する前に、そのフィールドを入力する必要があります。
カスタム質問の作成に関するより詳細なガイドについては、「スペース予約用のカスタムアンケートの作成方法」を参照してください。
スペース予約フォームを使用すると、組織は構造化された予約リクエストを収集し、顧客がスペースやリソースを選択できるようにし、支払いタイミングを管理し、承認ルールを制御し、カスタムフィールドを通じて追加情報を収集できます。より詳しい設定方法については、会場管理ヘルプセンターをご覧ください。
予約画面の「設定」でフォームを設定すると、チームは予約リクエストを受け取り、予約ダッシュボードから管理できるようになります。これにより、顧客からの送信から内部審査、支払いタイミング、承認ルール、必要な予約情報まで、予約ワークフロー全体が整理されます。
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