外部ユーザーが公開スペースビューから予約リクエストを送信すると、そのリクエストは予約ダッシュボードに表示され、確認できるようになります。ダッシュボードでは、有料の予約リクエストを承認して支払い手続きに進めたり、拒否してスペースを解放したり、アクションを起こす前に予約の詳細を編集したりできます。このガイドでは、これらのワークフローをそれぞれ詳しく説明します。
1. 有料予約リクエストを管理するメリット
- 空き状況を常に正確に表示してください。 リソースが投入される前に、要求を承認または拒否することによって。
- 予約内容を確認し、必要に応じて調整する。 支払い請求を送信する前に、スペース、リソース、サービス、価格などを確認してください。
- 明確な監査証跡を維持するすべてのアクションは、日付とアクションを実行したチームメンバーとともに、予約タイムラインに記録されます。
- 顧客と自動的にコミュニケーションをとる 審査プロセスの各段階に組み込まれた通知機能を通じて。
2. 予約リストへのアクセス方法
予約メニューは、 Timely ダッシュボード。
- あなたにログインする Timely アカウント.
- 左側のダッシュボードメニューから「予約」を選択してください。
- 予約一覧には、以下の項目を含むすべての予約記録が表示されます。
- 予約ID
- Title
- 顧客名
- お客様のメール
- 予約状況
- 作成日
- 合計金額
| 注意： 予約メニューは、カレンダーで予約管理機能が有効になっている場合にのみ表示されます。 Timely 表示されない場合は、アカウントマネージャーにお問い合わせください。 |
2.1 予約のフィルタリングと検索
リストをフィルタリングして検索することで、特定の予約リクエストを見つけることができます。
- 日付範囲：予約日または作成日で絞り込みます。
- 予約状況：特定のステータス（例：審査待ち、確定、却下）で絞り込みます。
- 検索：予約ID、タイトル、顧客名、または顧客メールアドレスで検索できます。すべての検索は部分一致に対応しており、大文字と小文字は区別されません。
3. 有料予約リクエストを確認する方法
外部ユーザーが承認後課金方式で予約リクエストを送信すると、予約は「審査待ち」ステータスで届きます。新しい予約リクエスト通知が届きますので、リクエストを確認してください。
- ダッシュボードの「予約」に移動してください。
- ステータスが「審査保留中」の予約を探してください。
- 予約行の「詳細を表示」をクリックすると、予約フォームが開きます。
- 予約の詳細をすべて確認してください。タイトル、日時、選択したスペース、リソース、サービスと料金、合計金額、および外部ユーザーが入力したカスタムフィールドなどが含まれます。
| 注意： 予約リクエストを確認する際、承認または支払いを行う前に、予約情報を編集できます。編集可能な項目には、スペース、リソース、サービスと料金、日時、価格などが含まれます。確認中に変更を加えると、外部ユーザーに請求される合計金額に影響が出る場合があります。 |
4. 有料予約リクエストの承認方法
有料予約を承認すると、次の段階に進みます。それは、外部ユーザーに支払いを請求するか、直接支払いを受け取ることです。
4.1 顧客への送信（支払い請求）
このオプションを使用すると、外部ユーザーに支払いリンクを送信し、公開スペースビューからオンラインで支払いを行うことができます。
- 予約リストから予約を開きます。
- 詳細を確認してください。承認する前に、必要に応じて項目を編集してください。
- 予約フォームの一番下にある「承認」をクリックしてください。
- 選択 支払いを請求する 支払い方法を選択するよう求められた場合。
システムは以下のことを行います。
- 予約ステータスを「支払い待ち」に変更してください。
- ステータスが「保留中」の注文を作成します。
- 外部ユーザーに予約支払いリクエストのメール通知を送信し、そのメールに「マイ予約」ページへのリンクを記載します。ユーザーはそのページでクレジットカードによる支払いを完了できます。
| ヒント： 予約の詳細画面を開かずに、予約一覧から直接予約を承認することもできます。保留中のレビュー行に表示されるショートカットアクションボタンを使用してください。 |
4.2 対面での支払いの受け取り（チェックアウトに進む）
お客様がその場にいらっしゃる場合、または手動で支払いを受け取る場合は、「今すぐ支払う」機能を使用して予約を即座に確定してください。
- 予約リストから予約を開きます。
- 予約フォームの一番下にある「承認」をクリックしてください。
- 「チェックアウトに進む」を選択し、支払い方法（カード、カードリーダー、現金、小切手）を選択してください。
- 支払いを処理または記録する。
システムは以下のことを行います。
- 予約ステータスを「確定済み」に変更してください。
- 注文を支払い済みとしてマークしてください。
- 外部ユーザーに予約確認通知を送信します。
5. 有料予約リクエストを拒否する方法
予約を拒否すると、リクエストが却下され、予約されていたスペースとリソースが再び利用可能になります。
- 予約リストから予約を開きます。
- 詳しくはこちら 非承認 予約フォームの下部、または 非承認 予約リスト行のショートカットアクション。
- 必要に応じて、テキストフィールドに拒否理由を入力してください。この理由は予約履歴に記録され、チームメンバーが閲覧できます。
- 拒否されたことを確認してください。
システムは以下のことを行います。
- 予約ステータスを「拒否」に変更してください。
- 可用性保留イベントを削除し、スペースとリソースの可用性を解放します。
- 関連する注文をキャンセルしてください。
- 外部ユーザーに予約拒否通知を送信します。
| 注意： 拒否されたステータスは最終ステータスです。拒否された予約は再開または編集できません。拒否後にお客様のご要望にお応えする必要がある場合は、お客様または担当者が新しい予約リクエストを作成する必要があります。 |
6. 実行前に有料予約を編集する方法
予約が「審査待ち」または「支払い待ち」の状態にある場合、承認、拒否、または支払いの回収を行う前に、予約内容を変更できます。編集機能を使用すると、通知が送信される前に、顧客との合意内容を反映するように詳細を調整できます。
6.1 編集可能なフィールド
予約が「審査待ち」または「支払い待ち」の状態にある間は、以下の項目を編集できます。
- Title
- 日時
- スペースの選択
- 資源（量と種類）
- サービスと料金
- カスタムフィールドの値
6.2 保留中のレビュー予約を編集する方法
- 予約画面に移動し、「審査保留中」ステータスの予約を開きます。
- 予約フォーム内で編集したい項目を直接クリックしてください。
- 変更を加えます。
- 承認手続きを行わずに変更内容を保存するには、「保存」をクリックしてください。
- 準備ができたら、「承認」または「拒否」をクリックしてリクエストを処理してください。
6.3 保留中の支払い予約を編集する方法
- 予約画面に移動し、「支払い保留中」ステータスの予約を開きます。
- 予約内容を変更してください。
- [保存]をクリックします。
| 注意： 支払い保留中の予約内容を保存すると、システムは自動的に予約支払い請求通知を再生成し、更新された価格と詳細情報を外部ユーザーに再送信します。支払い保留中の予約を編集する場合は、事前に顧客と変更内容について合意している場合にのみ行ってください。 |
7．予約状況の説明
予約状況を理解することで、各段階でどのような操作が可能かを把握できます。
| ステータス | その意味 | 利用可能な操作（ダッシュボード） |
|---|---|---|
| レビュー待ち | 外部ユーザーからリクエストが送信されました。審査待ちです。 | 表示／編集／承認／却下／タイムライン |
| 支払い保留中 | 予約が承認されました。支払いリンクがお客様に送信されました。 | 表示 / 編集と保存 / 拒否 / チェックアウトに進む / タイムライン |
| 確認 | お支払いを確認いたしました。予約は有効です。 | 表示／キャンセル／返金／注文履歴／タイムライン |
| 拒否され | 予約は内部ユーザーによって拒否されました。端末。 | 表示／タイムライン |
| キャンセル | 予約はキャンセルされました。空室が解放されました。 | 表示／タイムライン／返金（支払い済みの場合） |
| 期限切れの求人 | 支払期限を過ぎても支払いが確認できません。端末が停止しました。 | 表示／タイムライン |
これらの手順に従うことで、受信した予約リクエストを効率的に確認し、適切な支払い方法で承認し、対応できないリクエストを拒否し、予約確定前であればいつでも予約の詳細を編集できます。すべての操作は予約タイムラインに記録され、各予約の完全な履歴を確認できます。
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