自律的AI Timely予約メールのテンプレートをカスタマイズすることで、組織のブランディングやコミュニケーションニーズに合わせることができます。テンプレートを使用することで、顧客は予約プロセス全体を通して、明確で一貫性のある情報を受け取ることができます。
1. 予約メールテンプレートとは何ですか？
予約メールテンプレートは、予約アクションに関連付けられた自動メッセージです。 Timely・これらのツールは、組織が重要な予約状況の更新情報を、メールを一つ一つ手作業で作成することなく伝達するのに役立ちます。
現在利用可能な予約テンプレートは以下のとおりです。
- 予約リクエスト確認： 外部ユーザーが承認後課金モードで予約リクエストを送信した際に送信される確認メッセージ。
- 予約確認： 予約が確定し、支払いが確認されると、外部ユーザーに確認通知が送信されます。
- 予約キャンセル： 内部ユーザーまたは外部ユーザーが予約をキャンセルした際に、外部ユーザーに通知が送信されます。
- 新規予約リクエスト通知（社内向け）： 外部ユーザーが新規予約リクエストを送信した際に、内部ユーザーに通知が送信されます。
- 予約支払いリクエスト: 予約が作成されたときに外部ユーザーに送信される通知 顧客へ送信または、保留中の支払い予約が編集され保存された場合。
- 予約キャンセル（内部）： 外部ユーザーが予約をキャンセルした際に内部ユーザーに送信される通知 マイ予約.
- 予約期限切れ： 支払い期限が過ぎ、予約が自動的に失効した際に、外部ユーザーに通知が送信されます。
- 予約が拒否されました: 内部ユーザーが保留中の予約を拒否した場合に、外部ユーザーに通知が送信されます。
2. 予約メールテンプレートをカスタマイズするメリット
予約メールのテンプレートをカスタマイズすることで、チームは以下のことが可能になります。
- ブランドの一貫性を維持する: 予約メールの文面を、組織のトーンやコミュニケーションスタイルに合うように調整してください。
- 予約内容の確認： 支払い方法、キャンセルポリシー、到着時の注意事項、カスタマーサポートなどに関する役立つ情報を追加してください。
- メッセージのパーソナライズ： 動的フィールドを使用して、予約の詳細をメッセージに自動的に含めます。
- 内部プロセスのサポート： チームが新規予約リクエストや顧客によるキャンセルに関するアラートを必要とする場合は、社内予約通知を有効にしておいてください。
3. 予約メールテンプレートをカスタマイズする方法
標準のスペース予約メール テンプレートをパーソナライズするには、次の手順に従います。
3.1 予約メールテンプレートへのアクセスと編集
- メインナビゲーションメニューから「予約」を選択し、次に「テンプレート」を選択してください。利用可能なスペース予約メールテンプレートの一覧が表示されます。
- カスタマイズしたいメールテンプレートにマウスカーソルを合わせ、「編集」をクリックしてください。
- 画面上に新しいセクションが開き、テンプレートを編集できるようになります。変更できる内容は次のとおりです。
- メールの件名： 電子メールの魅力的な件名を作成します。
- ヘッダ： 名前と関連情報の動的フィールドを使用して、受信者への挨拶をパーソナライズします。
- ボディ： スペース予約リクエスト者が受け取るメインメッセージをカスタマイズします。
- フッター： 必要に応じて、チーム情報やロゴなど、締めくくりと署名を追加します。
- 詳しくはこちら Save 終わったら。
3.2 予約メールで動的フィールドを使用する
ユーザーとコミュニケーションをとる際には、パーソナライゼーションが鍵となります。テンプレートから情報を自動的に入力する動的フィールドを組み込むことで、テンプレートを強化できます。 Timelyのデータベースを使用して、各メールがカスタマイズされたものであることを保証します。
動的フィールドを挿入するには、動的フィールドボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから該当するフィールドを選択します。選択した動的フィールドは、編集中の領域に自動的に追加されます。
3.3 電子メールの件名
メールの件名は、顧客が受信トレイで最初に目にするものなので、メッセージの目的がすぐにわかるような明確な件名を使用しましょう。
3.4ヘッダー
ヘッダーはメールの冒頭部分です。顧客への挨拶とメッセージの目的を説明するために使用してください。
ヘッダーには、短いメッセージと、顧客情報や予約情報を含む動的なフィールドを追加してカスタマイズできます。
3.5本体
本文には、お客様が受け取る主要なメッセージが含まれます。このセクションを使用して、予約状況の説明、重要な指示、および関連する予約の詳細情報を提供してください。
一方、 Timely 標準メッセージコンテンツが用意されていますが、組織のトーン、ワークフロー、予約ポリシーに合わせて本文を編集できます。
3.6フッター
フッターはメールの最後の部分です。連絡先情報、チームの詳細、署名、または顧客が必要とする最終的な指示などを追加するために使用します。
このセクションは、予約に関する連絡を一貫性がありプロフェッショナルなものに保つのに役立ちます。
3.7 プレビュー、保存、またはデフォルト設定の復元
カスタマイズしたテンプレートを保存する前に、メールをプレビューして、メッセージ、書式設定、および動的フィールドを確認してください。
変更内容を確認・管理するには、利用可能な操作を使用してください。
- プレビューメールメールを使用する前に、どのように表示されるかを確認できます。
- Saveカスタマイズした予約メールテンプレートを保存します。
- デフォルトを復元テンプレートを元のシステムバージョンに戻します。
「デフォルトに戻す」機能は、カスタマイズした編集内容を削除し、デフォルトのテンプレートコンテンツに置き換えるため、慎重に使用してください。
予約テンプレートをカスタマイズした後、 Timely ワークフロー、ポリシー、ブランドをより適切に反映したコンテンツを含む自動メールの送信を継続できます。
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