Con una Timely cuenta, puede configurar fácilmente el registro de eventos / RSVP para sus eventos gratuitos. Si está organizando un evento gratuito, puede usar la configuración "Registro de evento / RSVP" para su lista de eventos. Esta función es particularmente útil si no desea que sus asistentes compren un boleto, pero desea saber con anticipación quién asistirá a su evento. Aprende todos los pasos aquí.
1. Configuración básica de registro de eventos/RSVP
Saber de antemano quién asistirá a su evento puede ayudar mucho con la planificación del evento. Con Timely software RSVP para eventos, podrás recopilar fácilmente preinscripciones y confirmaciones de asistencia para tus eventos. Además, como el sistema no permite que más de una persona reserve el mismo lugar, evita el overbooking. Si no tienes esta función en tu plan, póngase en contacto con nosotros para actualizar su cuenta.
Después de iniciar sesión en su cuenta, vaya a la Eventos Menú. Puedes crear un nuevo evento o seleccionar el evento al que deseas agregar la función de preinscripción.
1.1 Crea tu tipo de RSVP
Primero, ve a la Costo y Boletos sección de su evento, donde encontrará todas las opciones de RSVP y venta de entradas. Luego, seleccione Registro de eventos / RSVP en el menú desplegable, justo debajo de "Eventos gratuitos". Aparecerá un panel. Puede hacer clic en el más para agregar su primer bloque de boletos.
Asigne un nombre a su bloque de boletos y agregue una breve descripción. Tenga en cuenta que esta información será visible para su audiencia en la página del evento.
Puedes agregar tantos bloques de boletos como creas conveniente. Por ejemplo, puedes añadir una entrada de adulto, una entrada de niño y una entrada de senior. También puede agregar boleto VIP con disponibilidad limitada y boletos regulares con más lugares disponibles.
1.2 Agregar información adicional
Puedes agregar información adicional a cada uno de tus bloques de tickets. Esta información no será visible para tu audiencia en la página del evento. Sin embargo, aparecerá en los correos electrónicos de confirmación automáticos y en el ticket en PDF que recibirán después de registrarse para tu evento. Para obtener más información, consulta cómo agregar información adicional a boletos, confirmaciones de asistencia, correos electrónicos y plantillas PDF.
Si está hospedando un virtual o hibrido evento, puede agregar un enlace de reunión en línea como información adicional. Como resultado, el enlace aparecerá en sus correos electrónicos de confirmación y boletos PDF. Si desea obtener más información, lea cómo agregar un enlace de reunión en línea a boletos y correos electrónicos.
1.3 Limitar la disponibilidad de entradas
Establecer límites de boletos para su evento es la mejor manera de realizar un seguimiento de la popularidad de sus eventos y estar preparado. Si está planeando su evento para un lugar específico o está planeando servir comida y bebidas a sus invitados, no querrá que esté abarrotado o incómodo. Saber de antemano cuántas personas asistirán a su evento lo ayuda a planificar su lugar, catering, estacionamiento o cualquier servicio adicional que pueda ofrecer.
En tu Timely ., después de nombrar el boleto de registro de su evento y agregar información adicional, establezca los límites de boletos. Agregue la cantidad máxima de boletos disponibles y la cantidad máxima de boletos que una persona puede obtener por registro, en los campos respectivos. Si no tiene un límite, simplemente haga clic en el Ilimitado casilla de verificación.
Cuando establece un número de entradas para su evento, Timely software de registro de eventos actualizará su inventario de boletos automáticamente, cada vez que se reserve un lugar. Cuando se acabe el número de entradas que has configurado, el evento se considerará “agotado”. En consecuencia, nadie podrá registrarse para ese evento en particular. Sin embargo, si marca la Ilimitado caja, Timely sistema de reserva de eventos aceptará reservas de huéspedes indefinidamente.
Tenga en cuenta que puede cambiar el número de entradas disponibles en cualquier momento. Solo necesita editar la configuración de su boleto en el Costos y Boletos .
Al finalizar la compra, los inscritos pueden ver cuántos lugares quedan disponibles. A medida que las personas se registran para sus eventos, la cantidad de lugares disponibles también se actualiza automáticamente.
1.4 Número límite de entradas por registro
Mientras configura sus preferencias de boletos, precios y descripción, también puede establecer la cantidad máxima de boletos disponibles por registro. En otras palabras, esta funcionalidad limita la cantidad de lugares en su evento que una persona puede reservar con un solo registro.
Por defecto, nuestro software RSVP para eventos limitará siempre el número de entradas por inscripción a diez (10) entradas. Si desea cambiar esta configuración, simplemente escriba el número correcto en el cuadro correspondiente.
1.5 Crea una lista de espera para tu evento
Para acomodar a posibles asistentes más allá de su capacidad inicial, puede configurar una lista de espera. Una lista de espera permite que las personas interesadas se registren para su evento incluso cuando esté lleno. Si un lugar queda disponible debido a cancelaciones o cambios, aquellos en la Lista de Espera pueden tener la oportunidad de asistir.
Para aprender a crear una lista de espera para su evento, tenemos una guía completa que lo guía a través del proceso paso a paso. Mira nuestra publicación Cómo crear una lista de espera para su evento. Esta guía lo ayudará a configurar los ajustes de la lista de espera y a integrarlos perfectamente en su proceso de registro de eventos.
Una vez configurada su lista de espera, es crucial saber cómo administrarla de manera efectiva. Obtenga información valiosa y estrategias para manejar los suscriptores de la lista de espera en nuestra publicación Cómo gestionar listas de espera y suscriptores. Esta guía proporciona consejos prácticos, desde la priorización de registros hasta la confirmación manual de la asistencia, para garantizar una gestión eficiente y fluida de su Lista de Espera.
1.6 Fecha de inicio y finalización del registro del evento
De forma predeterminada, todos los eventos estarán disponibles para registro en línea una vez que se publique el evento. Sin embargo, puede configurar una fecha y hora de inicio y finalización de registro de evento diferentes.
Para ello, simplemente utiliza los menús desplegables. Para el inicio de las inscripciones a eventos, puedes configurar una fecha personalizada, en semanas, días, horas e incluso minutos antes de que comience el evento. De igual forma, tienes la opción de finalizar las inscripciones cuando comience el evento, al finalizar el mismo o personalizar la fecha y hora.
Con esta función, tiene más control sobre sus confirmaciones de asistencia y su disponibilidad para el público.
1.7 Bloquear disponibilidad de RSVP
A pesar del nivel de preparación que se invierte en cualquier evento, es probable que surjan situaciones imprevistas. Por lo tanto, los organizadores de eventos deben contar con las herramientas y técnicas adecuadas para responder a tales situaciones de manera profesional.
Si un evento gratuito con registro en línea requiere cambios de última hora, Timely tiene la solución perfecta. Nuestro software facilita la modificación de la disponibilidad de registro de eventos, incluso después de que las entradas se hayan puesto a disposición del público para su reserva.
Para más información, consulta nuestra guía de usuario Cómo bloquear confirmaciones de asistencia y disponibilidad de entradas para sus eventos.
1.8 Estado de registro del evento
Además, puede establecer el estado de cada uno de sus tipos de registro de eventos para informar a su audiencia. Las opciones son:
- Abierto
- Cancelado
- Concluídos
1.9 Eliminación de bloques de tickets de RSVP
Puede usar el botón Eliminar en la parte inferior de la sección para eliminar un bloque de entradas específico. Este paso se tiene que realizar individualmente por boletería. En otras palabras, tienes que eliminarlos uno por uno.
2. Preguntas personalizadas de registro de eventos
A veces, los organizadores de eventos necesitan hacer preguntas o confirmar la elegibilidad antes de aceptar el registro de un asistente. Por ejemplo, si está recopilando RSVP para un evento diseñado para una audiencia adulta donde se servirá alcohol, puede pedirles a los participantes que confirmen si son mayores de 21 años.
Con cepas probióticas TimelyPuedes solicitar cualquier información a los clientes antes de que se registren en tu evento. Solo tienes que crear un cuestionario de reserva personalizado utilizando campos personalizados.
Actualmente, existen cuatro tipos de campos personalizados:
- Respuesta Sí/No: requiere que los registrantes marquen Sí o No para responder la pregunta.
- Respuesta de texto: requiere que los solicitantes respondan la pregunta con una oración.
- Respuesta de casilla de verificación: requiere que los registrantes marquen la casilla si la oración es aplicable o para confirmar la comprensión.
- Respuesta desplegable: proporciona una interfaz fácil de usar para ayudar a los usuarios a seleccionar el elemento deseado de una lista de opciones disponibles.
- Al crear un campo desplegable personalizado, verá una opción "Agregar opciones", donde puede ingresar hasta 20 opciones, cada una en una línea separada.
- También puede habilitar la opción "Opciones múltiples", que permite a los usuarios seleccionar más de una respuesta. Al configurar la cantidad de opciones disponibles, puede especificar "Ilimitado", una "Cantidad exacta" o un "Rango" de opciones.
Además, puedes agregar enlaces a cualquier campo personalizado y hacer que las preguntas sean obligatorias u opcionales.
Si desea utilizar esta función para sus registros de eventos, obtenga más información en cómo crear un formulario de reserva de eventos con campos personalizados.
3. Notificaciones de correo electrónico de registro de eventos
Una excelente manera de mantener informados a los asistentes sobre el próximo evento es agregar notificaciones a su evento. Puedes añadir tantas notificaciones como creas conveniente. Al confirmar esta configuración, el sistema enviará correos electrónicos automáticos a los participantes de su evento para recordarles sobre el evento.
Si desea personalizar los correos electrónicos de notificación, puede cambiar la plantilla respectiva. Para obtener más información, lea esta útil guía del usuario: Cómo personalizar las plantillas de correo electrónico de entradas y RSVP para eventos.
4. Acepte los Términos y guarde sus cambios
Después de crear el registro / RSVP para su evento, asegúrese de verificar el Estoy de acuerdo con todos los Términoscasilla de verificación para continuar.
El paso final es desplazarse hacia abajo en la página y pulsar el botón Publicar botón. También puede hacer clic en el botón Guardar como borrador en caso de que quieras revisar tu evento y publicarlo más tarde.
5. Pago de registro de eventos en su página de eventos
Después de configurar el registro del evento/RSVP para su evento gratuito, verifique cómo se ve en su calendario público. El cuadro de pago de registro / RSVP con sus tipos de boletos se mostrará exactamente como los configuró.
Con cepas probióticas Timely, no solo puede recopilar registros en línea para sus eventos gratuitos, sino también Inscripciones basadas en franjas horarias para eventos gratuitosy vender entradas para eventosy boletos de franja horaria para tus eventos pagados.
¿Necesita ayuda adicional?
Para obtener más orientación y asistencia, visite nuestro Centro de Ayuda. Si tiene alguna consulta o necesita ayuda, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de éxito del cliente abriendo un ticket de soporte desde su Timely tablero de cuenta.
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