Con un Timely cuenta, puedes recibir envíos de eventos de su comunidad by configurar un formulario de envío de eventos. En esta publicación, aprenderá todos los pasos para rechazar, editar o aprobar envíos de eventos, administrar todos los eventos enviados a su Timely Calendario de eventos.
1. Visualización de nuevos envíos de eventos
Cada vez que un usuario envíe un nuevo evento, recibirás una notificación automática por correo electrónico. Esta notificación te informa sobre el nuevo envío y te insta a tomar medidas.
Para ver todos los envíos de eventos, primero debe iniciar sesión en su Timely ,Allí tienes dos opciones para ver los envíos:
1.1 Menú de eventos comunitarios
Ve al menú Eventos de la comunidad y selecciona el submenú Eventos enviados . Allí verás una lista de todas las propuestas recibidas, independientemente de su estado.
1.2 Menú de eventos
Como alternativa, puede usar el menú Eventos, submenú Enviados, para ver solo los envíos pendientes y el formato del evento. Allí, puede elegir entre la vista en vivo o la vista de lista.
2. Gestión de inscripciones a eventos
Para gestionar eficientemente los eventos enviados dentro Timely, tendrás que aprobarlos, aceptarlos como borrador, editarlos o rechazarlos.
2.1 Aceptar el evento tal como está
Para aprobar una solicitud tal cual, puede hacerlo a través del menú Eventos de la comunidad > Eventos enviados o del menú Eventos > Enviados.
Simplemente ve a tu menú preferido, busca el evento enviado y haz clic en el botón " Aceptar ".
En consecuencia, el sistema publicará automáticamente el evento en su calendario de eventos, tal como lo envió.
2.2 Aceptar evento como borrador
Si aún falta información o desea revisar la solicitud antes de aceptarla, utilice la opción « Aceptar como borrador ». Puede aceptar las solicitudes como borradores desde los menús Eventos de la comunidad > Eventos enviados y Eventos > Enviados.
Sin embargo, si acepta envíos de eventos desde el menú Eventos > Enviados , deberá hacer clic en el evento enviado y luego en el botón "Aceptar como borrador" en la sección Editar evento.
Esto mueve la solicitud de la pestaña Eventos enviados a la pestaña Eventos borrador, lo que le brinda más tiempo para finalizar los detalles.
2.3 Editar eventos
En ocasiones, es posible que necesite modificar un evento enviado antes de su aprobación. Tenga en cuenta que solo puede hacerlo a través del menú Eventos > Enviados . El menú Eventos de la comunidad > Eventos enviados no permite editar las solicitudes.
En el menú Eventos > Enviados , haga clic en el evento seleccionado. Se abrirá la vista previa y la sección Editar evento . Si lo desea, puede usar el botón Contraer/Expandir para ocultar la vista previa y ampliar el área de trabajo.
A continuación, podrás modificar los detalles del evento según sea necesario. Por ejemplo, puedes actualizar el título, la fecha, la hora, el lugar, la descripción, los filtros, etc. Cuando estés conforme con los cambios, haz clic en « Aceptar ». El evento se publicará en tu calendario de eventos con las modificaciones realizadas.
Para realizar cambios después de que se haya aprobado la solicitud, simplemente vaya al menú Eventos > Publicados . A continuación, busque el evento deseado y siga las instrucciones anteriores para editarlo. No olvide hacer clic en Publicar para guardar los cambios.
2.4 Rechazar eventos
Si una propuesta de evento no cumple con tus criterios, puedes rechazarla fácilmente. Puedes hacerlo a través del menú Eventos de la comunidad > Eventos enviados o del menú Eventos > Enviados.
Haz clic en el botón " Rechazar " que aparece junto a la solicitud. El estado del evento cambiará a " Rechazado " y la solicitud se eliminará de la lista de solicitudes pendientes.
2.5 Recuperar eventos rechazados
Si rechazas accidentalmente un evento, puedes recuperarlo siguiendo estos pasos:
1. Inicia sesión en tu Timely ,.
2. Navegue hasta el menú de Eventos de la comunidad.
3. Seleccione la pestaña Eventos enviados.
4. Utilice el filtro Estado del evento y seleccione Rechazado en las opciones desplegables.
6. Utilice los filtros adicionales para localizar el evento que desea restablecer.
7. Coloca el cursor sobre el evento y haz clic en Aceptar para publicarlo inmediatamente o en Aceptar como borrador para moverlo a la lista de borradores para su posterior edición.
Esto garantiza que los eventos rechazados se puedan recuperar fácilmente y evita confusiones.
3. Revisar las respuestas a su cuestionario de admisión personalizado
Si has creado un cuestionario de admisión personalizado , quienes lo envíen deberán proporcionar información específica durante el proceso. En este caso, probablemente querrás revisar las respuestas antes de aprobar las solicitudes de reserva de espacios. Puedes hacerlo a través del menú Eventos de la comunidad > Eventos enviados o del menú Eventos > Enviados.
Si está revisando las respuestas de los campos personalizados desde el menú Eventos de la comunidad > Eventos enviados , vaya al envío deseado y luego haga clic en la flecha hacia abajo en el centro de la pantalla.
Se abrirá una nueva sección debajo con una lista de todas sus preguntas personalizadas y las respuestas proporcionadas por el remitente. Luego podrá revisar las respuestas antes de aprobar o rechazar la solicitud.
Otra opción es revisar las respuestas de los campos personalizados desde el menú Eventos > Enviados . Simplemente haga clic en el evento deseado. A continuación, en la sección Editar evento , busque la opción Campos personalizados . Allí también podrá acceder a todos los datos recopilados a través del cuestionario.
4. Gestión de solicitudes de edición de los remitentes
Si desea permitir que los autores editen los eventos que han enviado, puede activar la opción "Permitir que los autores editen eventos" en Eventos de la comunidad > Configuración . Una vez activada, puede elegir aprobar las ediciones manualmente o automáticamente.
4.1 Aprobación manual
Si la aprobación automática está desactivada, las modificaciones a los eventos enviados requerirán la revisión de un administrador antes de su publicación. Las modificaciones pendientes no se mostrarán en el calendario público hasta que sean aprobadas.
Cuando un usuario realiza una solicitud de edición, el administrador recibirá una notificación de aprobación por correo electrónico.
Los administradores pueden aprobar los cambios a través de Eventos de la comunidad > Eventos enviados o Eventos > Enviados . Los cambios pendientes no aparecerán en el calendario público hasta que se aprueben. Los cambios aprobados se publicarán en el calendario. Los cambios no aprobados harán que el evento permanezca sin publicar.
4.2 Aprobación automática
Si se desea, las modificaciones realizadas por los remitentes pueden aprobarse automáticamente. Esto puede configurarse a nivel de calendario, para todos los remitentes, o a nivel de remitente, seleccionando remitentes específicos.
- Configuración a nivel de calendario: Habilita la aprobación automática para todos los remitentes a nivel de calendario, de modo que cualquier edición de eventos se publique sin necesidad de revisión. Para habilitar esta función, vaya a Eventos de la comunidad > Configuración y active la opción “aprobar automáticamente las ediciones de eventos de los remitentes”.
- Configuración a nivel de remitente: Permite a los administradores habilitar la aprobación automática para autores específicos, lo que ofrece mayor flexibilidad en la gestión de colaboradores. Para habilitar esta función, vaya a Eventos de la comunidad > Autores, seleccione al autor al que desea otorgar permisos de aprobación automática y marque la casilla correspondiente.
5. Automatización de las aprobaciones de envío de eventos
En lugar de gestionar cada evento por separado, si lo prefiere, puede automatizar el proceso de aprobación de envíos de eventos aprobando automáticamente todos los eventos enviados por un usuario específico. Para saber cómo hacerlo, consulte el artículo « Cómo aprobar y gestionar a los remitentes de eventos».
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