No gerenciamento de eventos, ter acesso a relatórios detalhados e personalizáveis pode melhorar muito o planejamento, a execução e a avaliação do evento. Timely Programas Permite que os organizadores de eventos exportem relatórios personalizados para eventos, com filtros avançados e personalização de conteúdo.
Este artigo irá orientá-lo no processo de criação de relatórios de eventos e destacar os benefícios de usar esses documentos para aprimorar a gestão de seus eventos.
1. Benefícios de criar e exportar relatórios de eventos
Relatórios de eventos personalizados ajudam os organizadores a obter insights valiosos e dar suporte à tomada de decisões baseada em dados:
- Relatórios consistentes e precisos: Gere relatórios padronizados entre departamentos ou calendários, garantindo a consistência dos dados e reduzindo o rastreamento manual.
- Planejamento e agendamento aprimorados: Identificar períodos de pico, tendências sazonais e lacunas de agendamento para planejar eventos futuros com mais eficácia.
- Apoio à elaboração de relatórios para as partes interessadas e a liderança: Compartilhe facilmente relatórios claros, estruturados e personalizados com a marca da sua empresa com a liderança, patrocinadores ou parceiros para demonstrar o impacto e os resultados.
- Exportação de dados para análise externa: Exporte relatórios de eventos como arquivos CSV para uso em ferramentas de BI, planilhas ou outras plataformas para análises mais detalhadas.
- Tomada de decisões estratégicas bem fundamentadas: Utilize dados confiáveis sobre eventos para orientar o desenvolvimento de programas, a alocação de recursos e as estratégias de eventos a longo prazo.
2. Qual é o Timely Funcionalidade de geração de relatórios para eventos?
O método da Timely O recurso de relatório para eventos permite gerar e exportar relatórios personalizados especificamente para cada evento. dados do eventoVocê pode incluir informações detalhadas para cada evento, aplicar filtros para focar em períodos, categorias ou organizadores específicos e exportar relatórios em vários formatos para uma apresentação profissional e de fácil leitura.
Esses relatórios podem ser compartilhados com equipes internas, partes interessadas em marketing ou liderança para apoiar o planejamento, a análise de desempenho e a transparência. Eles são especialmente úteis para organizações que gerenciam um grande volume de eventos, como instituições de ensino, organizações governamentais, espaços culturais e organizações de marketing de destinos.
3. Como criar um relatório de eventos com Timely
Timely Permite que organizadores de eventos gerem relatórios completos com filtros e campos de dados personalizados. Siga estas etapas para acessar, filtrar e exportar relatórios de eventos. Antes de começar, certifique-se de que seus eventos tenham os filtros corretos (por exemplo, tags, organizadores, categorias) adicionados, pois esses campos afetam o que você pode filtrar e gerar relatórios.
- Faça login no seu Timely painel de instrumentos.
- No menu esquerdo, vá para Relatórios.
- Escolha Eventos para abrir o painel de relatórios de eventos.
3.1 Use filtros básicos para criar seu relatório:
Comece aplicando os filtros básicos para definir qual semelhantes estão incluídos no seu relatório. Esses filtros ajudam você a refinar os resultados, concentrar-se nos dados mais relevantes e gerar insights precisos e significativos.
- Período de início: Use o seletor de datas para escolher o período que deseja analisar, como um mês específico, um trimestre ou um intervalo personalizado.
- Estado do evento: Escolha os eventos a incluir com base no seu estado atual. As opções disponíveis incluem: Todos, Publicado, Rascunho, Pendente, Rejeitado e Lixo.
- Visibilidade do evento: Controle quais eventos aparecem no relatório com base no nível de acesso. Selecione Público incluir eventos visíveis a todos os públicos, ou Privado Para eventos internos ou restritos.
Se optar por não aplicar filtros avançados, clique em Pesquisar Para executar o relatório, o sistema retornará os resultados com base nos critérios selecionados. Caso contrário, continue lendo esta publicação para saber mais sobre filtros avançados para geração de relatórios.
3.2 Aplicar filtros avançados:
Clique em Filtros avançados Para acessar opções mais detalhadas para personalizar seu relatório.
Utilize estes filtros para refinar seus resultados:
- LocalSelecione um ou mais locais para concentrar seu relatório em locais específicos.
- CategoriasFiltre os eventos por categorias, como workshops, reuniões ou conferências.
- Organizadores: Restrinja o relatório a eventos gerenciados por organizadores específicos.
- TagsAdicione etiquetas para incluir eventos com base em tipos, temas ou formatos.
Qualquer filtro de evento personalizado que você criar em sua conta também estará disponível para geração de relatórios. Use esses filtros avançados para refinar os resultados, analisar dados de eventos específicos e gerar insights mais precisos e relevantes.
Depois de aplicar os filtros avançados, clique em Pesquisar Para gerar o relatório e recuperar os dados correspondentes, o sistema exibirá os resultados com base nos critérios selecionados.
3.3. Personalizar conteúdo do relatório:
Debaixo Personalizar conteúdo do relatórioVocê pode selecionar exatamente quais campos devem ser incluídos no relatório exportado. Cada caixa de seleção corresponde a um dado que pode ser relevante para sua organização ou partes interessadas. Veja o que cada item significa:
- Dia todoIndica se o evento se estende por todo o dia, sem horários específicos de início e término.
- Criado emExibe o registro de data e hora em que o evento ou registro de espaço foi criado no sistema.
- TerminaExibe o horário de término do evento ou da reserva.
- Taxa de entradaIndica se o evento tem taxa de inscrição e qual o valor dessa taxa.
- Status do Evento: Reflete o estado atual do evento (ex.: Rascunho, Publicado, Pendente).
- Facebook / LinkedInMostra se o evento foi compartilhado em plataformas de mídia social.
- FiltroIndica se o evento ou espaço está marcado como "destaque" em sua página. Timely calendário.
- Status da postagem: Reflete o status da publicação no seu sistema WordPress (ou CMS similar), como Publicado ou Pendente.
- Repete-se emExibe informações sobre eventos ou reservas recorrentes.
- IniciaMostra a hora de início do evento ou da reserva.
- Tipo de bilhete: Mostra o tipo de ingresso associado ao evento (ex.: Entrada Geral, VIP).
- Fuso horárioExibe a configuração de fuso horário do evento ou da reserva.
- TítuloO título do evento ou da reserva do espaço, conforme exibido no calendário.
- Atualizado em: Indica o carimbo de data/hora da atualização mais recente do registro.
- UtilizadorMostra o usuário que criou ou gerencia a entrada.
- utilizador EmailExibe o endereço de e-mail do usuário que gerencia o registro.
- Papel do usuário: Reflete a função do usuário em sua organização (ex.: Administrador, Editor).
- LocalLista o nome do local associado ao espaço ou evento.
Dica: Você pode selecionar vários itens dependendo do nível de detalhe necessário. Isso é especialmente útil se você precisar analisar padrões como horários de reserva, popularidade do espaço ou atividade do usuário.
4. Como exportar seu relatório personalizado
Depois de aplicar todos os filtros desejados e selecionar os campos de conteúdo, você pode exportar seu relatório personalizado. Primeiro, clique em Exportar botão ao lado do Personalizar conteúdo do relatório botão.
- Em seguida, selecione a opção desejada. Formato do arquivo de exportaçãoAs opções disponíveis são CSV, PDF e ICS.
Para cada formato de arquivo, o sistema exibe opções adicionais, que são explicadas em detalhes abaixo.
4.1 Opções de exportação para CSV
Após selecionar CSV como formato de arquivo de exportação, você pode optar por exportar todas as colunas de eventos ou apenas a lista atual.
4.1.1 Exportar todas as colunas de eventos
Se você selecionar Exportar todas as colunas de eventosTodos os dados e colunas do evento serão exportados.
4.1.2 Exportar Lista Atual
Se você selecionar Exportar lista atualConfigurações adicionais serão exibidas:
- Notas internas: Marque esta caixa para incluir notas internas adicionadas pelos usuários do painel.
- Filtros padrão: Selecione os filtros preferidos, como por exemplo: Categorias, tags, e Organizadores.
- Os campos personalizados: Selecione os campos personalizados no menu suspenso.
- Filtros personalizados: Selecione filtros personalizados no menu suspenso.
4.2 Opções de exportação para PDF
Após selecionar o PDF como formato de arquivo para exportação, você pode personalizar ainda mais o relatório usando:
- Filtros padrão: Selecione os filtros preferidos, como por exemplo: Categorias, Tags e Organizadores.
- Os campos personalizados: Selecione os campos personalizados no menu suspenso.
- Filtros personalizados: Selecione filtros personalizados no menu suspenso.
4.3 Opções de Exportação ICS
Após selecionar ICS como formato de arquivo de exportação, você poderá ativar as seguintes opções:
- Incluir HTML: Inclua o HTML para a descrição do evento.
- Incluir imagemIncluir imagem de capa do evento.
4.4 Finalizando sua exportação
Após selecionar o formato de arquivo e as opções desejadas, escolha uma das seguintes opções:
- Exportar arquivo: Gera a exportação imediatamente.
- Salvar e agendar: Salva as configurações de exportação e permite agendar a geração do relatório.
Este recurso capacita os gerentes de eventos com dados de calendário para refinar seu planejamento e coordenação de eventos, garantindo que cada evento atinja seu potencial máximo. Explore mais maneiras de melhorar seu gerenciamento de eventos com Timelysoluções de. Com TimelyGraças aos recursos de geração de relatórios, os organizadores de eventos podem facilmente rastrear e apresentar dados cruciais do evento, simplificando a análise e apoiando o planejamento bem-sucedido do evento.
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